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一級物業(yè)公司外包供應(yīng)商管理體系

?一、職責(zé)與分工

??（一）公司總經(jīng)辦為物資供應(yīng)類采購部門；

??（二）各服務(wù)部門/中心為物資供應(yīng)類、各項服務(wù)類采購部門；

??（三）采購部門須配合完成相應(yīng)專業(yè)線供應(yīng)商評審工作，協(xié)助完成評估報告；

??（四）采購部門須協(xié)助開展相應(yīng)專業(yè)線供應(yīng)商日常評價、信用評價與年度綜合評價等工作。

??二、供應(yīng)商分類

??根據(jù)公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)開展情況，供應(yīng)商分為物資采購供應(yīng)商和服務(wù)采購供應(yīng)商。目前通過評審的《合格供應(yīng)商層級檔案名錄》內(nèi)供應(yīng)商共計56家，其中物資采購類31家，服務(wù)采購類25家。后期隨著工作疏理，逐步完善供應(yīng)商管理系統(tǒng)。

??（一）服務(wù)類

??環(huán)境服務(wù)類：保潔、綠化養(yǎng)護、綠化租擺、除四害、生活垃圾清運、裝修垃圾清運、化糞池清理、水箱清洗及其他環(huán)境類服務(wù)；

??工程服務(wù)類：電梯維保、智能化維保、消防維保、中央空調(diào)維保、中央空調(diào)水處理、高壓配電維保、室內(nèi)外裝飾裝修、停車場劃線、門禁、監(jiān)控、車場、周界防衛(wèi)系統(tǒng)加裝改造等工程類服務(wù)；

??專項服務(wù)類：安防服務(wù)、交樓現(xiàn)場設(shè)計布置、標志設(shè)計制作、物業(yè)管理系統(tǒng)服務(wù)等專項類服務(wù)。

??（二）物資供

??業(yè)務(wù)類：保安器材、消防器材、五金配件、客服用品等；

??行政后勤：類日常辦公用品、環(huán)境用品、宿舍用品、福利物資等；

??固定資產(chǎn)類：各類大型設(shè)備、工具，項目配套設(shè)施，辦公設(shè)備等。

??三、供應(yīng)商評審

??采購部門開拓新業(yè)務(wù)后，原有合格供應(yīng)商無法滿足業(yè)務(wù)要求；原有合格供應(yīng)商淘汰后，其所屬分類合格供應(yīng)商不足三家時，需在一個月內(nèi)完成增補；每細項服務(wù)和物資采購類供應(yīng)商需保證有三家以上合格供應(yīng)商以供選擇。但獲準實施單一采購的不在此列。供應(yīng)商評審流程如下：

??資信材料審核：運營管理部根據(jù)公司總部及下轄各項目服務(wù)中心業(yè)務(wù)需求開發(fā)新增各類供應(yīng)商，須要求供應(yīng)商提供有效的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證，以及企業(yè)簡介、服務(wù)/產(chǎn)品介紹及合作方名錄等資料以供審核。其中證照須審核原件，證照復(fù)印件須加蓋供應(yīng)商印章后存檔；

??服務(wù)/產(chǎn)品評估：供應(yīng)商資信材料審核合格后，運營管理部會同相關(guān)職能部門對初審合格供應(yīng)商從企業(yè)整體經(jīng)營、服務(wù)/產(chǎn)品質(zhì)量、持續(xù)服務(wù)/供貨能力、服務(wù)/產(chǎn)品價格、合作伙伴情況等方面，并結(jié)合前期市場調(diào)研情況完成供應(yīng)商評估報告。評估方式包括但不限于現(xiàn)場評估/產(chǎn)品樣檢、合作方調(diào)查、市場調(diào)查等；

??服務(wù)/產(chǎn)品評估完成后，運營管理部會同相關(guān)職能部門綜合供應(yīng)商資信材料審核、服務(wù)/產(chǎn)品評估情況出具評審結(jié)論并填寫《供應(yīng)商評審表》。對評審合格的供應(yīng)商，運營管理部應(yīng)提交相關(guān)資信材料及評估報告報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核；

??公司分管領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)資料進行審核確認，并在《供應(yīng)商評審表》上出具審核意見；

??公司總經(jīng)理審批確認合格供應(yīng)商資格；經(jīng)公司總經(jīng)理審批的合格供應(yīng)商按相應(yīng)要求納入合格供應(yīng)商檔案。

??四、供應(yīng)商評價

??采購部門對供應(yīng)商所提供的服務(wù)感受，是供應(yīng)商評審的根本依據(jù)。合同約定是判斷供應(yīng)商信用的標準，對供應(yīng)商違規(guī)或工作不到位的情況，要有書面記錄，以書面形式提出整改要求，并限定整改期限，整改工作前后有記錄，并有甲乙雙方簽字確認。供應(yīng)商是否能夠繼續(xù)與公司簽約合作，取決于采購部門對供應(yīng)商的綜合評價，因此對待供應(yīng)商評價工作需嚴謹、客觀、公正。

??（一）評價結(jié)論

??采購部門每月根據(jù)供應(yīng)商合作情況對供應(yīng)商進行評分并填寫《供應(yīng)商合作情況評價表》，根據(jù)針對供應(yīng)商違規(guī)或工作不到位情況發(fā)出的《整改通知單》和整改情況，在《供應(yīng)商不良行為認定記錄表》上記錄供應(yīng)商不良行為情況；

??相關(guān)職能部門根據(jù)各采購部門提供的《供應(yīng)商合作情況評價表》、《供應(yīng)商信用評價表》并結(jié)合日常下項目檢查的過程中發(fā)現(xiàn)的情況，在《供應(yīng)商信用評價表》對供應(yīng)商合作情況作出公平、公正、公開、客觀嚴謹?shù)木C合評價；

??運營管理綜合各采購部門、專業(yè)線職能部門的評價情況，匯總供應(yīng)商評價結(jié)果并呈報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并將最終的評價結(jié)果以供應(yīng)商評審會議的形式告知供方。

??（二）評價工具

??用相關(guān)的評分表對供應(yīng)商合作情況進行評分，評分分值是衡量供應(yīng)商合作情況的標準，嚴格按照評分表中的評分規(guī)則給出相應(yīng)得分。了解供應(yīng)商等級所對應(yīng)的分值。

??《供應(yīng)商合作情況評價表》：根據(jù)評分表中各項評分標準，對供應(yīng)商合作過程中的各項指標進行評分。評分原則應(yīng)據(jù)實公正，供應(yīng)商合作情況最終評價得分，由運營管理部統(tǒng)計各采購部門評分后，根據(jù)評分占比權(quán)重算出最終得分；

??《供應(yīng)商不良行為認定記錄表》：供應(yīng)商不良行為認定時，應(yīng)根據(jù)評價表中的評價標準，嚴格界定供應(yīng)商不良行為性質(zhì)，并附《整改通知書》為不良行為認定依據(jù)；

??《供應(yīng)商信用評價表》：供應(yīng)商信用評價來源于各采購部門對供應(yīng)商不良行為認定記錄，同一供應(yīng)商、同一合作期內(nèi)的相同不良行為記錄不做重復(fù)統(tǒng)計。整改通知書做為附件，一并交由運營管理部存檔備查；

??《整改通知書》：對供應(yīng)商在服務(wù)過程中，工作不到位的地方、未按合同執(zhí)行的地方、違規(guī)操作的地方應(yīng)及時發(fā)出整改通知書，并限定供應(yīng)商整改期限。整改通知書發(fā)出時應(yīng)雙方簽字確認。

??（三）供應(yīng)商等級

??一級供應(yīng)商：中標分數(shù)相同時，一級供應(yīng)商享有優(yōu)先合作權(quán)；連續(xù)兩次或兩次以上被評為一級的，參與投標時可給予不超過5分的加分，具體加分方式應(yīng)在招標文件及評標辦法中明確。

??二級供應(yīng)商：中標分數(shù)相同且無一級供應(yīng)商時，二級供應(yīng)商享有優(yōu)先合作權(quán)；連續(xù)三次或三次以上被評為二級的，參與投標時可給予不超過3分的加分，具體加分方式應(yīng)在招標文件及評標辦法中明確。

??三級供應(yīng)商：按正常招標流程辦理。

??四級供應(yīng)商：作淘汰處理，兩年內(nèi)不予合作。

??五、供應(yīng)商更換

??合同續(xù)簽、補簽、變更或終止，供方變更或淘汰，需具備完整的供應(yīng)評價信息以及累計的評價記錄，滿足有理有據(jù)正常的淘汰條件，符合規(guī)則的提出需求。

??（一）合同續(xù)簽的前提條件

??1、合約期內(nèi)良好的合作情況；

??2、合約期內(nèi)無重大不良行為；

??3、供方綜合評價連續(xù)獲得80分以上；

??4、在《合格供應(yīng)商層級檔案名錄》內(nèi)；

??（二）合同變更或終止的前提條件

??1、合約期內(nèi)評審連續(xù)兩次重大不良行為記錄；

??2、供方綜合評價連續(xù)兩次分數(shù)低于60分。

??（三）供方變更或淘汰的前提條件

??1、變更時所選擇的供方在《合格供應(yīng)商層級檔案名錄》內(nèi)且綜合評價等級為二級及以上；

??2、被變更方符合合同變更或終止的前提條件。

??（四）供應(yīng)商管理機制

??1、服務(wù)質(zhì)量的把控；

??2、針對不良行為的約談

??3、整改過程和結(jié)果的監(jiān)督

??4、供應(yīng)商評價等級的應(yīng)用

??（五）供應(yīng)商評價系統(tǒng)

??1、《供應(yīng)商合作情況評價表》

??2、《供應(yīng)商不良行為認定記錄表》

??3、《整改通知書》

??4、《供應(yīng)商綜合評價表》